Jornadas 2007. Disertación Ces.

Ceremonial en Turismo y Eventos.

Disertante: Prof. Silvia Ces


Desde el inicio de los tiempos, la comunicación y el conocimiento ocuparon un lugar fundamental en la vida del hombre junto a la necesidad de reunirse, debatir y acceder a nuevos conceptos religiosos, filosóficos, políticos, tecnológicos, científicos.

La mayoría de los pueblos primitivos buscaban respuestas para actuar sobre la naturaleza, lo que significó prodigiosos avances en sus conocimientos y equipamientos instrumentales.

Hoy en algún punto el final de ese camino es la actividad congresística y ferial que en la actualidad constituye uno de los pilares económicos de la industria del turismo en el mundo.

Convenciones, congresos, exposiciones son herramientas de comunicación, en las que se activan los cinco sentidos, porque éstas incluyen actividades audiovisuales, contacto humano directo y experiencias sociales, es decir hay una interacción de culturas diferentes y variadas.

Así como en muchas otras actividades sociales tanto congresos, convenciones, y turismo determinan que la necesidad de unos, signifique trabajo para otros.

Para el visitante es una actividad de placer, descanso, recreo que requiere servicios y equipamiento.

Para los prestadores es un negocio.

Hoy en el marco de un mundo globalizado, en creciente interdependencia entre países, consecuencia del progreso técnico, las distancias han desaparecido, la información es instantánea, por lo que existe un diálogo de comprensión de las diferentes sociedades. En este contexto el turismo es una gigantesca actividad de servicios orientados al visitante temporal.

El turismo responsable concebido como una actividad económica en expansión produce un impacto positivo en todas las regiones donde se desarrolla, crea puestos de trabajo dinamiza la construcción, permite se pongan en marcha micro emprendimientos y por supuesto una de las actividades que multiplican el turismo es la organización de eventos, tales como congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo.

Este tipo de reuniones son la causa por la cual millones de personas viajan en la actualidad alrededor del mundo.

Podemos decir por lo tanto que florece un nuevo tipo de turismo, el turismo de las reuniones corporativas, que reúnen gran cantidad de público de diferentes nacionalidades y culturas donde además el visitante que llega para un congreso o convención suele gastar más que un turista convencional.

En este particular momento de la Argentina los congresos son la oferta más tentadora para promover el turismo en la región ya que contienen una oferta turística pre y post evento; city tours en la ciudad sede, diferentes comidas o almuerzos típicos, compras de productos regionales, y hasta programas especiales para acompañantes.

En cuanto a los viajes de incentivo, son en ciertos casos, una necesidad de las empresas, que los consideran como una estrategia de motivación para su personal.

Argentina propone hoy una agenda nutrida y variada de fiestas regionales y rutas que salen de los recorridos tradicionales que pueden ser aprovechadas en el momento de ofrecerla como sede de congresos de temáticas tan variadas como medicina, veterinaria, psicología, management

La belga Tomke Lask ha expresado en varias oportunidades que:

“Los turistas visitan al otro para descubrir una cultura diferente, un modo de vida distinto, comer platos locales, observar otras formas de vida, e incluso experimentar esas costumbres “exóticas” alojándose en casas locales. No obstante los turistas quieren regresar con pruebas de sus hazañas en tierras exóticas”

Las nuevas formas de turismo incluida la actividad de organización de congresos, convenciones y exposiciones se produce en un mercado con turistas muy experimentados y saturados del producto tradicional, más exigentes con la calidad de los productos y servicios, que demandan mayores prestaciones y actividades.

Las causas principales de estos nuevos comportamientos tienen también relación con el aumento de las posibilidades de información y su efecto sobre la competitividad, el surgimiento de nuevos valores y la atención creciente por el cuidado del medio ambiente.

Como podemos apreciar el turismo es un hecho social, económico, cultural, que produce impactos en la comunidad de acogida y depende de las personas sus intereses y motivaciones.
Si nuestro cliente se siente a gusto, es seguro que en cuanto tenga la posibilidad de volver a disfrutar mis servicios lo hará con sumo agrado. Bajo estas condiciones es muy claro que ofrecer un servicio de excelencia, será generador de negocios y beneficios a quien lo brinde y de grandes satisfacciones a quienes lo disfrutan.

Precisamente un servicio de excelencia a veces radica en esos pequeños detalles que significa conocer al otro, sus gustos y todo aquello que pueda incomodarlo.

Los usos y costumbres de una sociedad que la caracteriza como pueblo, pueden ser actitudes inapropiadas para otros.

El desconocimiento de esos usos y costumbres significa el rechazo inmediato y puede afectar una actividad a desarrollar, tanto en el ámbito social como en el comercial, cuestión que hoy es inadmisible dada la información circulante.

Por ello es indispensable conocer estos detalles cuando se organiza un evento de cualquier índole, y sobre todo si tenemos la presencia de asistentes extranjeros. Es una cuestión elemental de buen anfitrión, no hacer sentir incómodo al invitado.

Así como existe una transformación de los requerimientos de los visitantes, cada vez más informados, más cultos, exigentes, respecto del servicio que quieren obtener, que valora la conservación del medio ambiente

Las empresas también deben desarrollar hoy su actividad en un contexto cuali y cuantitativamente diferente, donde las necesidades de los nuevos consumidores se fundamentan en el entorno, entretenimiento y educación.

El propósito de un negocio es atender las necesidades y deseos del cliente; para poder continuar es necesario entonces poder crear u ofrecer algo nuevo.
Las personas no solo compran un producto o servicio sino las soluciones.

Ambas actividades, turismo y organización de eventos son productos en mayor o menor medida intangibles, los cuales en rara ocasión se pueden probar o experimentar con anticipación. ¿Dónde está la clave entonces?, en la diferenciación. El binomio creatividad y negocios es fundamental en este mercado hipercompetitivo actual.

En las reuniones corporativas cada invitado, público o participante tiene su propia exigencia, cultura, conocimiento, escala de valores y en esto incidirá la cantidad de reuniones a las que haya asistido.

Reuniones y visitantes son caras complementarias de la misma actividad y se apoyan mutuamente. Es podríamos decir una “industria artesanal” de hombres y mujeres que le dan su toque personal.

Las empresas exitosas desarrollan una cultura de servicio ejecutando programas de capacitación y actualización permanentes, y es precisamente en este punto donde hace su ingreso triunfal el Ceremonial.

Las normas del ceremonial nos aseguran construir el perfecto orden para diferentes reuniones y nos da pautas de comportamiento social en una situación determinada.

Colocar correctamente las banderas, ubicar a los invitados según su jerarquía, la ubicación de los carteles en estrados, establecer el orden de los oradores, desconocer el nombre de una persona o su cargo, todo lo referente a las invitaciones, el desconocimiento de las costumbres de invitados extranjeros (asignar a viajeros chinos el 4º piso o una habitación con el nº 4, ya que lo asocian con la muerte)

En la organización de un evento conocer estas reglas no es suficiente, importa también cuándo y cómo pueden hacerse excepciones. Los tiempos modernos demandan ceremonias dinámicas y activas.

Las organizaciones, en la búsqueda de satisfacer a los clientes deben responder con calidad y conocimiento lo cual se refleja en los productos que ofrece.

El ceremonial no crea jerarquías, simplemente las reconoce y de este modo nos facilita el contacto con otras personas. No crea problemas, sino que los evita.

Diversidad cultural, interactuando con el turismo.