“10 claves para la realización de un Congreso exitoso”:CONGRESOS:
Son reuniones de personas cuyo objetivo es la transmisión y/o intercambio de información especializada.
Son eventos netamente comunicacionales
CLAVE I
Para poder comenzar con el “pie derecho” el camino de la organización de un congreso, debemos preguntarnos:
qué
para qué
para quién
QUÉ es lo que nos proponemos organizar, tipo de Evento
Congreso, Coloquio, Conferencia, Convención, Seminario, Jornada, etc.
PARA QUÉ lo vamos a organizar
OBJETIVO
En todo momento debemos tener en la mira el objetivo o meta a alcanzar para que no nos desviemos en el camino a transitar
Para QUIÉN lo vamos a organizar
RECEPTOR
Es primordial mantener el foco sobre el destinatario de todo nuestro esfuerzo organizativo
CLAVE II
• DÓNDE
• CUÁNDO
• CÓMO
DÓNDE
Espacio físico acorde, no sólo a la cantidad de asistentes, sino al perfil de los mismos, mecánica del evento propuesto, infraestructura necesaria, conectividad, servicios, etc.
CUÁNDO
Debemos contemplar no sólo la mejor fecha para el C.O. y el OPC, sino ver los antecedentes, época del año según región, proximidad temática nacional y regional, agenda académica de las organizaciones convocantes, etc.
CÓMO
PLANIFICACIÓN
Pre-Congreso
Congreso
Post-Congreso
Pre-Congreso
MANOS A LA OBRA
Secretaría General
Herramientas:
Organigrama
Cronograma
Secretaría General
representación del C.O.
Centralización y Sistematización
Comunicación
Coordinación Integral
(C.O. – Delegados – Disertantes – Sponsors – Invitados)
CONGRESO
“LA MESA ESTÁ SERVIDA”
Coordinación “on-site”
Manejo de imprevistos
Asistencia y contención al C.O.
POST-CONGRESO
“SOBREMESA”
Balance
Estadísticas
Cartas de agradecimiento
CLAVE III
Marketing y Comunicación
Nuevamente debemos tener el qué y el para quién en foco.
No suele ser tan fácil como se cree: Para la promoción de un Congreso, no basta un buen folleto
Resaltar todos los aspectos que logren hacer que el potencial participante sienta que no debe perderse la oportunidad de asistir
Utilizar la mayor cantidad de herramientas de comunicación
Información clara, precisa y a tiempo
CLAVE IV
PRESUPUESTO
Inicial Final
Egresos Ingresos Resultado
CLAVE V
PROGRAMA CIENTÍFICO
“RAZÓN DE SER”
Excelencia
Coherencia
Dinamismo
(Secretaría Académica)
CLAVE VI
PROGRAMA SOCIAL
50% + 50%
Evaluación del perfil del delegado
(edad, sexo, países, nivel sociocultural, etc)
Tradicional Vs. Virtual
Interrelación y comunicación
CLAVE VII
PATROCINIOS como eje de la financiación
Exhibición Comercial - Sponsors
Es imprescindible conocer y comunicar claramente el producto (congreso) a ofertar así como el perfil del futuro sponsor.
CLAVE VIII
GRILLA OPERATIVA
EL DOCUMENTO FINAL
“La partitura del Director de Orquesta”
CLARA – PRECISA- DETALLADA
CLAVE IX
BALANCE ESTADÍSTICO
Esta herramienta de análisis deberá reflejar en unos pocos gráficos:
Asistencia, procedencia, categorías, disciplinas, empresas participantes,
CLAVE X
EVALUACIÓN
Normalmente, luego de un evento exitoso, nos quedamos con ese sabor dulce sin sentarnos a evaluar detalladamente.
Hacia adentro: nos ayuda a enderezar rumbos, afinar instrumentos, incentivar, motivar
Hacia fuera: Profesionalismo, fidelización del cliente
